Solicita pulseras exprés para festivales: cuando los eventos necesitan ayuda con poca antelación.
{fecha_post}
¿Cuántas pulseras del festival tengo que pedir?
This post is also available in:
Tres situaciones típicas a las que se enfrentan los organizadores en la práctica
La pregunta parece fácil.
¿Cuántas pulseras del festival se necesitan?
En la práctica, es uno de los temas que más se tratan en las reuniones de asesoramiento con los organizadores.
Porque casi ningún evento sale exactamente como se había planeado al principio.
Escenario 1: El festival de la ciudad
Un organizador calcula que habrá 8.000 visitantes.
La venta de entradas va bien, los medios locales están hablando del evento y, a pocas semanas de que empiece, se amplía el aforo.
De repente, se espera que acudan unos 9.000 visitantes en lugar de 8.000.
Quien solo haya pedido la cantidad calculada inicialmente, ahora se ve en apuros.
Por eso, muchos organizadores profesionales recomiendan incluir un margen de seguridad ya en el primer pedido.
Escenario 2: La feria especializada
Una feria no solo necesita pulseras para los visitantes.
Además:
Expositores, personal de servicio, equipos técnicos, patrocinadores, ponentes e invitados VIP.
A menudo, esto da lugar a varias zonas de acceso con requisitos distintos.
Por eso, el número real de pedidos suele ser bastante superior al número de visitantes.
Escenario 3: El evento deportivo
En los eventos deportivos hay que tener en cuenta factores adicionales.
Los participantes, los monitores, los voluntarios, los representantes de los medios de comunicación y los invitados del programa de hospitalidad suelen necesitar diferentes permisos de acceso.
Sobre todo en los eventos que duran varios días, es recomendable planificar con antelación las cantidades que vas a necesitar.
El error de cálculo más común
Muchos organizadores se basan únicamente en el número de visitantes que esperan recibir.
No se tienen en cuenta:
- Personal
- Proveedor de servicios
- Patrocinadores
- Invitados VIP
- Inscripciones tardías
- Reservas
Esto suele generar una demanda adicional justo antes de que empiece el evento.
¿Qué pasa si el número de visitantes aumenta de repente?
Esta situación nos pasa a menudo.
Un festival vende más entradas de lo esperado.
Una feria amplía su superficie de exposición.
Una empresa abre nuevas zonas de hostelería.
En estos casos, a menudo se pueden programar lotes de producción adicionales con poca antelación.
Cuanto antes se detecten estas tendencias, más flexibles serán las soluciones que se puedan poner en práctica.
Una pregunta que los organizadores profesionales se plantean desde el principio
No: ¿Cuántas pulseras del festival necesito hoy?
Sino que:
¿Cuántas pulseras del festival podría necesitar si mi evento tiene más éxito de lo previsto?
Esta forma de verlo te da margen, evita que te veas presionado por el tiempo y aumenta la seguridad en la planificación.
Precisamente por eso, en Heliotextil llevamos más de dos décadas ayudando a organizadores de festivales, eventos deportivos, ferias, congresos, eventos corporativos y proyectos de hostelería de todo el mundo a planificar el aforo y poner en marcha sus soluciones de acceso.
